展會策劃即展會立項(xiàng)策劃,，根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃,，設(shè)計(jì)出展覽會的基本框架,，提出計(jì)劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容， 主要包括：展會名稱和地點(diǎn),、辦展機(jī)構(gòu),、展品范圍、辦展時(shí)間、展會規(guī)模,、展會定位,、招展計(jì)劃、宣傳推廣和招商計(jì)劃,、展會進(jìn)度計(jì)劃,、現(xiàn)場管理計(jì)劃、相關(guān)活動計(jì)劃等,。

會展策劃的主要內(nèi)容有哪些?北京展會策劃公司來為您介紹：

一,、市場調(diào)研

不同的展會有不同的主辦方和承辦方，有的是政府機(jī)構(gòu)主導(dǎo),，有的是民間組織發(fā)起，不同的展會活動有不同的影響力,，不同的展位的價(jià)格是怎樣,，現(xiàn)場人流量有多少，參與企業(yè)有多少家,，要對不同的展會做好市場調(diào)研,，選擇效果最好的幾家展會去參加就可以了。

值得一提的是,，有些展會對于參與企業(yè)的資質(zhì)審核會特別久,，需要提前半年甚至一年做好商務(wù)洽談并提交相關(guān)材料，這些是需要特別注意的,。

二,、制定方案

確定參與展會后，就需要制定詳細(xì)的活動方案,，包括參展活動的主題,、流程、目的,、時(shí)間,、參展范圍、展示品,、會展活動,、布置方案、差旅方案,、現(xiàn)場人員,、預(yù)算、宣傳通稿等,。

在活動流程上,，要根據(jù)預(yù)算合理安排，比如在汽車展上企業(yè)就可以安排汽車攝影展覽,、車模走秀,、試乘試駕,、門票抽獎(jiǎng)、汽車知識有獎(jiǎng)問題,、網(wǎng)紅表演等,。除此之外，還可以安排商務(wù)洽談,、招商引資,、高峰論壇、新款車型展示,、性能展示等環(huán)節(jié),。

三、確定人員并培訓(xùn)

根據(jù)活動規(guī)模選擇具體要帶的人數(shù),，比如小型展位,，帶3人左右即可，一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)+兩名員工,，分別負(fù)責(zé)物料擺放,、商務(wù)接待、合作洽談等事宜,，但如果展位較大,，還準(zhǔn)備了其他環(huán)節(jié)，就要多帶一些人員,，去負(fù)責(zé)不同的事務(wù),。另外，對于展會現(xiàn)場的接待和咨詢,，要對員工做好專門的話術(shù)培訓(xùn),，展現(xiàn)更好的企業(yè)形象。

四,、物料準(zhǔn)備

制作好相關(guān)海報(bào),、準(zhǔn)備易拉寶、X展架,、橫幅,、彩球、宣傳手冊,、名片,、DM單、展會宣傳片,、招商手冊,、客戶參展邀請函、企業(yè)會刊、登記手冊,、參展產(chǎn)品等,，如果要布置舞臺，還要準(zhǔn)備相應(yīng)的配套設(shè)施如燈光,、音響,、攝像頭、耳麥等,，還要邀請表演人員和主持人,。

五、展臺布置及展示

對于企業(yè)來說,，展會是一個(gè)很好的進(jìn)行產(chǎn)品展示,、吸納經(jīng)銷商、尋求合作的平臺,，所以就算展會行業(yè)越發(fā)不景氣,，但依然有部分企業(yè)會花費(fèi)幾十萬甚至上百萬預(yù)算去參加展會。在展會現(xiàn)場,，大部分企業(yè)的布置方式較為傳統(tǒng)，一張咨詢臺,，然后擺放好貨架展示產(chǎn)品,，在擺放幾張桌椅方便客戶過來進(jìn)行商談，還有就是將各類小禮品醒目的擺放在咨詢臺上,，方便發(fā)放給前來參展的游客(前提是掃碼關(guān)注公眾號),。

小型展位的布置大概就是如此，而那些大型展位就比較豐富和具體了,，比如服裝展上,，有些品牌會安排T臺，請一些國內(nèi)外模特定時(shí)展示品牌的當(dāng)季流行新品,，還會設(shè)置一些VR選款機(jī),，方便顧客預(yù)覽自己穿上某件款型的具體效果，然后還有安排取景框,，方便游客和高挑的美女模特合影,，總之，具體展位的布置要看方案如何設(shè)置,。

六,、商務(wù)洽談

涉及到商務(wù)洽談環(huán)節(jié)，要做好相關(guān)的接待工作,，比如核心客戶過來,，是否要安排相應(yīng)的差旅和住宿飲食，然后現(xiàn)場的話，要涉及到登記,、咨詢,、引導(dǎo)、客戶接送等服務(wù),，對于其他潛在客戶,，也要做好相應(yīng)的商務(wù)禮儀，由企業(yè)高層出面會見和洽淡,，發(fā)放好企業(yè)相關(guān)的紀(jì)念品等,。

七、媒體宣傳

一方面,，展會本身會通過電視,、報(bào)紙、廣播,、雜志,、專業(yè)垂直媒體、門戶網(wǎng)站等渠道對展會進(jìn)行多方面的預(yù)熱,，那么企業(yè)可以通過與組委會達(dá)成合作,，在宣傳通稿、展覽資料中進(jìn)行品牌露出,，達(dá)到預(yù)熱的宣傳效果,。另一方面，企業(yè)可以通過自己的渠道去進(jìn)行預(yù)熱,，比如公眾號,、搜狐號、新浪微博等自媒體,，另外還可以尋找當(dāng)?shù)氐纳蠲襟w開展宣傳合作進(jìn)行推廣,，比如在深圳的展會就可以尋找深圳在線、深圳本地寶,、深圳吃喝等自媒體,。

在展會參加時(shí)、結(jié)束后,，都可以通過以上方式進(jìn)行跟進(jìn)報(bào)道,，進(jìn)行企業(yè)和品牌的宣傳，對活動亮點(diǎn),、現(xiàn)場人氣,、客戶認(rèn)可、合作開展等方面進(jìn)行闡述,，樹立企業(yè)良好形象,。

八,、活動預(yù)算

參加展會的整個(gè)預(yù)算要看具體活動方案的大小，有的企業(yè)可能花費(fèi)幾萬元就搞定了,，而有的企業(yè)則會花費(fèi)幾十萬甚至上百萬,。會展活動的預(yù)算主要包括以下幾個(gè)方面：展位費(fèi)用、交通出行,、參展禮品,、特色活動、兼職人員工資,、住宿費(fèi),、餐飲費(fèi)、宣傳資料印刷費(fèi),、活動物料采購,、媒體宣傳費(fèi)等。

九,、活動評估和復(fù)盤

會展活動結(jié)束后,，要對活動整體進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和總結(jié)，比如接待了多少客戶,、聯(lián)系到了多少潛在客戶,、微信公眾號漲粉數(shù)、媒體發(fā)稿數(shù)量,、品牌露出數(shù)據(jù),、會展活動軟文閱讀數(shù)等，都要做好記錄并存檔,，然后對活動的整體效果進(jìn)行總結(jié)，尋求可優(yōu)化的方案,，方便下次呈現(xiàn)出更好的展會效果。